Comment tirer le meilleur parti de Microsoft Teams – Sud Connexion

Comment tirer le meilleur parti de Microsoft Teams – Sud Connexion

23 janvier 2023 Non Par Eric Martinez

L’utilisation de clients de chat améliore considérablement la coordination des projets. Ces clients permettent une communication instantanée entre les membres de l’équipe qui sont dispersés, ce qui permet d’économiser un temps et des efforts précieux. La plupart des applications de chat disponibles aujourd’hui sont peu sophistiquées et offrent le strict minimum en matière d’échange d’informations. Cependant, il existe des services, comme Microsoft Teams, qui peuvent amener la collaboration à de nouveaux sommets grâce à leur vaste liste de fonctionnalités qui vont au-delà du chat textuel instantané et du partage de fichiers.

Votre organisation utilise peut-être déjà Microsoft Teams, mais vous êtes peut-être novice en la matière. Ne vous laissez pas submerger. Le service est convivial et sécurisé, et s’y installer est un jeu d’enfant. Voici quelques conseils pour en tirer le meilleur parti :

Filtrez et collaborez mieux avec Mention

Une équipe nombreuse peut engorger les lignes de communication. Quelqu’un vous a peut-être envoyé un message, mais les messages généraux ont inondé le fil de discussion. L’utilisation de l’option @mentions dans le menu déroulant des filtres de l’onglet Activité permet de passer au crible les messages « pour tous » et de récupérer les messages qui vous sont spécifiquement destinés. Cette fonction pourrait réduire considérablement la répétition des messages et améliorer le temps de traitement de la correspondance.

La fonction @mention met l’instantanéité dans la messagerie instantanée. Il y a des moments où vous devez effectuer une tâche sur laquelle vous ne pouvez pas vous déconcentrer, mais où vous devez également envoyer un message à un autre membre de l’équipe au même moment. Grâce à la fonction @mention de Microsoft Teams, vous n’avez plus besoin de quitter votre fenêtre actuelle et de vous écarter de votre projet. Tapez « @ » dans la barre de recherche, et la liste des membres de l’équipe s’affichera, entre autres. Cliquez sur le nom et tapez votre message, puis appuyez sur « Entrée » pour l’envoyer. Vous communiquez instantanément, sans pratiquement aucune distraction.

Gestion des canaux

Un membre de l’équipe peut appartenir à plus d’un groupe de discussion ou canal à la fois. Et tous les canaux ne sont pas créés égaux. Donnez la priorité aux canaux en les « favorisant ». Cliquez sur les ellipses situées à côté du nom d’un canal et sélectionnez « Favoriser ». Utilisez cette fonction pour les chaînes extrêmement pertinentes. Pour les chaînes qui ne nécessitent pas une attention permanente, vous pouvez les classer dans la catégorie « Suivre cette chaîne » dans les options.

Évitez le désordre en limitant le nombre de canaux auxquels vous appartenez. Essayez de maintenir la communication à un niveau « selon les besoins ».

Intégrez le courrier électronique

L’option de canal « Obtenir une adresse e-mail » créera une adresse e-mail distincte pour un canal particulier. Utilisez l’adresse générée dans Outlook pour envoyer des courriels pertinents aux membres de l’équipe sur ce canal. Les membres de l’équipe peuvent lire l’e-mail directement dans le flux de discussion et même télécharger les pièces jointes. Cela permet d’éviter de perdre des courriels essentiels au projet à cause de la boîte de réception personnelle déjà saturée d’un membre.

Passez l’appel

Comme la plupart des services de messagerie disponibles actuellement, Microsoft Teams dispose d’une fonction d’appel vocal et vidéo intégrée. Organisez une conférence ou un appel individuel. Cette méthode est recommandée pour les questions qui nécessitent une clarification instantanée et détaillée.

Commander l’application

Les utilisateurs peuvent utiliser des commandes comme raccourcis pour des tâches spécifiques. Tapez « / » dans la barre de commande et un menu de commandes apparaîtra. Par exemple, vous pouvez définir votre statut comme « disponible » en tapant « /disponible » sans les guillemets. Vous pouvez même voir le journal d’activité d’un autre membre de l’équipe. Les commandes que vous pouvez utiliser dépendent entièrement de votre organisation. Les chefs d’équipe peuvent définir des niveaux d’autorisation pour des commandes particulières.

Amusez-vous

Les discussions de projet ne doivent pas toujours porter sur les tableaux, les graphiques et les affaires. Vous pouvez injecter un peu de fun dans vos discussions. Microsoft Teams autorise l’utilisation de GIFs animés et d’autocollants pour vous permettre de mieux exprimer vos sentiments. Améliorez l’humeur de l’équipe et faites rire tout le monde de temps en temps. Utilisez-les lorsque cela est approprié, bien sûr.

Ces fonctions ne sont que la partie émergée de l’iceberg qu’est Microsoft Teams. Utilisez ces conseils pour vous lancer, puis explorez d’autres fonctions. Expérimentez et utilisez les fonctions qui conviennent le mieux à votre style de travail.

Image en vedette de Pixabay.com